社外への報告書（お詫び）「報告」の意味とは？

 
社外（たいていは取引先）に提出するための、お詫び含みの報告書の書き方について、

「報告」という言葉に引っ張られやすい類の文書であるため、少し解説いたします。

 
１，相手方が現状をどれだけ知っているかで、出来事の報告の度合いが異なる

相手方が現状を知っており、すでに自社と取引先のとの間で何らかの話し合いが持たれている場合は、報告書とは言え、出来事の説明をつらつら書くことにさほど意味がありません。
もちろん、先方がそれを求めているのであれば別ですが、改めての細かな説明は重要度が高くありませんので、ある程度、概要が分かるくらいに書くのが収まりが良いです。

 
２，名前は報告書だが実際は謝罪と決意を書くことが重要

出来事の説明は概要が分かるくらいに留めたとして、では何を書くのかと言えば、とても明確です。
それは、不始末に対するお詫びと今後の対応、決意を書くことが必要です。
その意味で、このお詫び含みの報告書は、名前こそ報告書ですが、文字通りの「報告するためのビジネス文書（ことの顛末を書いた顛末書）とは異なるものであることを理解する必要があります。

 
なお、表現方法や体裁、季語の挿入など基本的なことは、個々では触れませんが、当然すべて大切です。（とくに表現方法は伝わり方が左右しますので、一番大切です）

 
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