始末書・顛末書 書き直しを指示される理由

 
「始末書を上司に見せたら、全然ダメで書き直しを言われた」
「顛末書を会社に出したけど、2回書き直しを言われた」

 
このようなお声がよく弊社に届きます。

 
弊社に作成の依頼を寄せられるお客様のお話を聞きますと、上司（会社）から書き直しを言われる原因は、主に下記の４つのどれかが原因です。

 
１　再発防止策の提示が不十分

もっともよくあるケースです。
再発防止策が不十分であることを理由に再提出を求められています。

上司（会社）始末書・顛末書の作成を命じられた際、ほぼかならずと言っていいほど「再発防止策を書くように」という指示が出ます。

この改善策の提示は、お客様がご自身で書くのは何気に難しいことです。というのも、再発防止策と言っても「これから気を付けます」「慎重に取り扱います」など、気持ちの持ちようとしての改善策しか提示できない事例や、今回の不始末でもう担当をはずされるため、再発防止も何ももう挽回の機会を与えられていないのに、でも書くように言われている事例です。

状況はともあれ、しっかりとした再発防止策を提示しなけれならないため、頭を悩ませます。

２　謝罪のポイントがずれている

これもよくあるケースです。

お客様がご自身でおつくりになった始末書・顛末書を拝読していて感じるところですが、「謝るのはそこに対してじゃなくてこっちですよ」と言いたくなってしまうものが相当程度あります。

これはお客様は意図して的をはずしたお詫びをしているわけではなく、どうしても状況がごちゃっとしていると何を書いていいのかよく分からなくなるから、という理由が大きいのではないかなと思います。たまに、もう少し論理的に考えたほうがいいかなと思う事例もあります。

３　何を書いているか分からない

これはたまにあるケースです。

頭の中では書かなければならないことを理解しているものの、文章作成能力の問題で、うまくアウトプットできていない。文章がぐちゃぐちゃなため、好意的に見れば言いたいことは分からなくもないけど、でも、何を言っているのか分からない、というのが書き直しの理由です。

こればかりは、自分一人でクリアするのは難しいと思いますので、お近くの文章を書くのが上手な方に見ていただいて、添削をしていただいたらいいのではないかと思います。

４、上司のいやがらせ

これは、ごくごく稀にあるケースです。100件ご依頼いただいて1～2件くらいの低い頻度です。
嫌がらせで書き直しをさせようとしているということですね。

この種のタイプの上司はとても煩わしいですが、上司が言ったとおりに何度か書き直して再提出すると、そのうち、上司の気持ちは収まります。
書き直す側は嫌な気持ちになりますが((+_+))、内容を問われているというよりも上司の感情の問題ですので、そして怒りの気持ちはそんなに長くは続きませんので、その意味では単純です。淡々と書き直して提出するだけです。

 
 
このページをご覧のあなたは、どれに当てはまるでしょうか？

たいていは１～３、運が悪ければ４といったところかなと予想します。

 
いずれにしても、あなたの「やってしまった（汗）」はもう過ぎ去った過去のことであり、それが変わることはありませんので、始末書・顛末書なんかサラッと提出して、「またいい仕事をしよう！」という未来志向のメンタルをお持ちください。

 
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