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お詫び文 例文 文例4 -会社代表宛て

顛末とお詫び

  

代表取締役社長 ○○ 殿

平成19年3月26日
情報システム部 ○○

   此度のデータ誤記載の件につきまして、ここに事実の概要を時系列にてお伝え申し上げ、謹んで深謝の所思をお伝え申し上げます。

3月1日

10:00 ホームページ作成作業開始。
 4月1日より発売開始の新製品について、ホームページに掲載して先行予約を受け付けるシステム構築の旨、営業部より依頼を受ける。直後に文字による商品データ、画像データ等を受け取り、入力作業を開始する。

15:00 入力内容のチェック。
 入力データに間違いがないか、営業部より受け取ったデータとつきあわせをし、確認。その後、派遣社員と一緒に元データとの読み合わせ作業を行い、間違いがないかを確認。
 ※この時点では、間違いは発生しておりませんでした。

3月2日

10:00 営業部員による確認。
 昨日、作成したホームページに予約受付用プログラムを付加し、完成。営業部員にページのデザイン、受付システム等を確認してもらい、デザインについて、文字の大きさ・色の修正の指示を受ける。その後、指示の通り修正を行う。僅少な修正であったため当該修正はすぐに終了した。
 ※このとき誤って商品名および商品データの数字を書き換えてしまっていました。
  また、その誤りに気づきませんでした。

15:00 営業部員による確認。
 営業部員に、再度、ページのデザイン、受付システム等を確認してもらう。この時点でホームページを新しく掲載する旨の了承を得て、明朝、公開することを決定。
 ※この段階においても、誤字が見落とされたまま放置状態となっておりました。

3月3日

8:30 ホームページの公開。
 ホームページを更新し、新製品が先行予約できるページを掲載する。

9:20 指摘のお電話。
 広報部に「新製品のホームページを見た」と、お客様からのお電話がある。その際「商品名がおかしいのではないか」との指摘を受けた。営業部に問い合わせ、営業部員が確認したところ、商品名の文字が間違っていることが発覚。すぐに、新しく掲載したホームページを削除するよう情報システム部に連絡が入る。その後、営業部員が改めて確認したところ、商品名の他、商品データの数字にも誤りがあることが判明。

9:30 お詫びの文章の掲載。
 新製品が先行予約できるページを削除し、今回の不始末について、上司の指示を仰ぐ。課長より至急お詫びの文章を掲載する旨の指示を受け、文章を作成し、掲載する。

10:00 再度の確認。
 営業部員からの指摘を受け、商品名、数字を修正し、再度、新製品のページ全体のチェックを情報システム部全員で行う。その後、営業部員にも確認作業を依頼する。

15:00  再度の公開。
 情報システム部、営業部のチェックにより問題がないことを確認。再度ホームページ上に公開。
 ※この時点でのお客様からのお叱り・苦情のお問い合わせは、朝の電話の他、
   5件寄せられました。

 これら一連の不始末は、ホームページ作成時におけるデータの誤入力、派遣社員の確認ミス、最終確認漏れなど、私の不注意、怠惰、部下の管理責任に起因する失態でございます。

 私の平素の職務に対する集中力の欠如を猛省し、お詫び申し上げる次第でございます。誠に申し訳ございませんでした。なお、今回の不始末については、応分のご処置をお願い申し上げます。




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